Gérer la communication d’une entreprise demande du temps et des compétences variées. Entre les réseaux sociaux, la création de supports, le site internet, le référencement naturel et la publicité, les tâches peuvent rapidement s’accumuler.
Pour une TPE ou une PME qui ne dispose pas d’un service de communication dédié, il peut être difficile de tout gérer en interne tout en conservant du temps pour son activité principale.
Externaliser une partie de sa communication peut alors constituer une solution intéressante. Mais que signifie réellement externaliser sa communication ? Quels sont les avantages et comment choisir le bon prestataire ?
Voici les éléments à prendre en compte avant de vous lancer.
1. Qu’est-ce que l’externalisation de la communication ?
Externaliser sa communication consiste à confier certaines missions à un prestataire extérieur plutôt que de les réaliser entièrement en interne.
Cette organisation peut prendre plusieurs formes. Une entreprise peut confier uniquement la gestion de ses réseaux sociaux, la création de ses supports ou l’optimisation de son référencement naturel.
Elle peut aussi rechercher un accompagnement plus global pour organiser ses actions et assurer une meilleure cohérence entre ses différents canaux de communication.
L’externalisation ne signifie pas nécessairement déléguer toute sa communication. Vous pouvez conserver la définition des objectifs et la validation des contenus tout en confiant certaines tâches à un professionnel.
Le périmètre dépend de vos besoins, de vos ressources et du niveau d’autonomie que vous souhaitez conserver.
2. Gagner du temps pour se concentrer sur son activité
Pour un dirigeant de petite entreprise, le temps disponible constitue souvent une ressource limitée.
Préparer des publications, rédiger des textes, créer des visuels, mettre à jour un site ou analyser les performances demande une organisation régulière.
Confier certaines tâches à un prestataire peut permettre de mieux répartir le travail et de consacrer davantage de temps à la production, aux clients ou au développement commercial.
Le gain de temps dépend toutefois du fonctionnement retenu. Une collaboration nécessite aussi des échanges, des validations et la transmission d’informations.
Pour en tirer parti, définissez clairement les responsabilités et préparez les éléments dont le prestataire a besoin pour travailler efficacement.
3. Bénéficier de compétences complémentaires
La communication digitale rassemble plusieurs domaines : rédaction, design, référencement naturel, gestion des réseaux sociaux et publicité en ligne.
Il n’est pas toujours pertinent pour une petite entreprise de recruter un spécialiste pour chacune de ces missions.
Un prestataire peut apporter des compétences complémentaires à celles de l’entreprise et l’aider à mettre en œuvre certaines actions.
Avant de choisir, vérifiez cependant son expérience sur les prestations concernées. Un professionnel spécialisé dans les réseaux sociaux ne proposera pas nécessairement les mêmes compétences qu’un expert en développement Web ou en publicité.
Demandez à comprendre sa méthode de travail, les livrables prévus et les outils qu’il utilisera.
4. Structurer sa stratégie de communication
Publier régulièrement ou multiplier les supports ne garantit pas que votre communication soit efficace.
Pour être cohérentes, vos actions doivent répondre à des objectifs précis et s’adresser aux bonnes personnes.
Un accompagnement peut vous aider à clarifier :
- Votre positionnement et vos messages.
- Les publics que vous souhaitez toucher.
- Les canaux les plus pertinents pour votre activité.
- Les sujets à traiter dans vos contenus.
- Les priorités à court et moyen terme.
- Les indicateurs permettant d’évaluer les résultats.
Cette réflexion permet de mieux organiser les actions et de limiter les initiatives qui consomment du temps ou du budget sans répondre à un besoin clairement défini.
5. Quels services peut-on externaliser ?
Le périmètre dépend de vos besoins et du type de prestataire choisi.
La gestion des réseaux sociaux
Elle peut comprendre la préparation d’un calendrier éditorial, la rédaction des publications, la création de visuels et la programmation des contenus.
Précisez si les réponses aux messages, la modération et le suivi des résultats sont inclus.
La création et la mise à jour d’un site internet
Un prestataire peut vous accompagner dans la conception d’un site vitrine, l’organisation des pages, l’intégration des contenus et certaines évolutions.
Pensez à vérifier les responsabilités concernant l’hébergement, les mises à jour et la maintenance.
Le référencement naturel
L’accompagnement SEO peut inclure la recherche de mots-clés, l’optimisation des pages, le maillage interne et la rédaction d’articles adaptés aux besoins de votre audience.
Les objectifs doivent être définis sans promesse irréaliste de positionnement.
La publicité en ligne
La préparation et le suivi des campagnes peuvent être confiés à un prestataire, avec une distinction claire entre les honoraires et le budget publicitaire.
Les supports de communication
La création de brochures, de flyers, de présentations commerciales ou d’autres supports peut également être externalisée pour garantir une présentation professionnelle et cohérente.
Vous pouvez commencer par une seule prestation, puis élargir l’accompagnement si cela répond à vos besoins.
6. Externaliser sa communication coûte-t-il moins cher que recruter ?
Il n’existe pas de réponse universelle.
L’externalisation permet de payer des prestations définies sans nécessairement créer un poste salarié. Elle peut donc être adaptée à une entreprise qui a des besoins ponctuels ou qui ne dispose pas d’une charge de travail suffisante pour justifier un recrutement spécialisé.
Un recrutement interne peut toutefois être plus pertinent lorsque la communication nécessite une présence quotidienne, une connaissance approfondie de l’entreprise ou un volume important de tâches récurrentes.
Pour comparer les options, tenez compte du budget, du temps de coordination, des compétences nécessaires, de la fréquence des missions et du niveau de contrôle souhaité.
Un devis doit préciser les tâches réalisées, les livrables, les délais et les éventuels frais complémentaires.
7. Comment choisir son prestataire en communication ?
Le choix du prestataire est déterminant pour la qualité de la collaboration.
Avant de vous engager, vérifiez plusieurs points.
La compréhension de votre activité. Le prestataire doit chercher à comprendre votre offre, vos clients et vos objectifs.
La clarté des prestations. Vous devez savoir précisément ce qui sera réalisé et ce qui restera à votre charge.
La transparence des tarifs. Le devis doit détailler les prestations, les éventuelles options et les frais récurrents.
La qualité des échanges. Les modalités de validation, les délais de réponse et les interlocuteurs doivent être clairement définis.
Le suivi des résultats. Selon la mission, des indicateurs pertinents doivent permettre de comprendre les actions réalisées et leurs effets.
Évitez de choisir uniquement sur la base d’une promesse de résultats garantis. La performance d’une stratégie dépend de plusieurs facteurs, dont certains ne sont pas maîtrisés par le prestataire.
8. Comment réussir une collaboration avec une agence de communication ?
Une collaboration efficace repose sur une bonne circulation des informations et des attentes clairement définies.
Commencez par présenter votre entreprise, vos services, votre clientèle et vos priorités. Partagez les éléments nécessaires : identité visuelle, documents existants, accès aux outils et informations commerciales utiles.
Définissez ensuite les étapes de validation, les délais et la fréquence des points de suivi.
Conservez la maîtrise de vos comptes et de vos accès professionnels. Les responsabilités concernant les données, les contenus et les outils doivent être claires dès le départ.
Enfin, prenez le temps d’évaluer régulièrement la collaboration et d’ajuster les prestations si vos besoins évoluent.
9. L’Agence Tous Com’ : un accompagnement adapté aux petites entreprises
Les TPE, PME, artisans et commerçants ont souvent besoin d’une communication professionnelle sans nécessairement disposer d’une équipe dédiée.
A propos de L’Agence Tous Com’ accompagne les entreprises dans leurs projets de communication et de marketing digital, notamment à travers la création de sites WordPress, le référencement naturel, la création de contenus, la gestion des réseaux sociaux et la publicité en ligne.
Basés à Bourgoin-Jallieu, nous travaillons sur des projets en Isère, dans le Rhône, dans l’Ain et plus largement en Auvergne-Rhône-Alpes, selon les besoins et la nature des prestations.
Notre objectif est de vous aider à identifier les actions utiles à votre activité et à construire une communication cohérente avec vos ressources et vos priorités.
Vous souhaitez déléguer certaines tâches ou structurer votre communication ?
Contactez L’Agence Tous Com’ pour présenter votre projet et échanger sur les solutions adaptées à votre entreprise.
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